POLITICAS
Las políticas son guias para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales que hay que observar en la toma de decisiones, acerca de problemas que se repiten dentro de una organización.
En este sentido, las políticas son criterios generales de ejecución que auxilian el logro de objetivos y facilitan la implementación de las estrategias, habiendo sido establecidas en función de éstas. En ocasiones se confunde a las políticas con las reglas, siendo la diferencia que las reglas son mandatos precisos que determinan la disposición, actitud o comportamiento, que deberá seguir o evitar en situaciones específicas el personal de una empresa; de tal manera que, mientras las reglas son estrictas, las políticas son flexibles.
En este sentido, las políticas son criterios generales de ejecución que auxilian el logro de objetivos y facilitan la implementación de las estrategias, habiendo sido establecidas en función de éstas. En ocasiones se confunde a las políticas con las reglas, siendo la diferencia que las reglas son mandatos precisos que determinan la disposición, actitud o comportamiento, que deberá seguir o evitar en situaciones específicas el personal de una empresa; de tal manera que, mientras las reglas son estrictas, las políticas son flexibles.
Un ejemplo
:
:En la imagen muestra que los alumnos van uniformados la regla seria que deben portar en su uniforme saco azul, falda gris, calzetas azules y zapatos negros.
La politica seria que la institucion no los obliga a tener un promedio de constante a los alumnos.
En cuanto a su origen, las políticas pueden ser:
1. Externas. Cuando se originan por factores externos a la empresa.
1. Externas. Cuando se originan por factores externos a la empresa.
2. Consultadas.
Dentro de una empresa existen actos esporádicos que dan lugar a que el personal tenga que recurrir a su jefe inmediato para poder solucionar un problema, originándose asi las políticas.
3. Formuladas. Son emitidas por diversos niveles superiores, con el propósito de guiar la correcta acción y decisión, del personal en sus actividades.
4. Implícitas. En las actividades diarias de una empresa el personal se enfrenta a situaciones de decisión en donde no existe una política previamente establecida, lo que origina ciertos linemientos que sin estar escritos se aceptan por costumbre en la organización.
Linemientos para formular una política.
Para que una política sea operante y cumpla con su finalidad, debe:
a) Establecer por escrito, y dársele validez.
a) Establecer por escrito, y dársele validez.
b) Redactarse claramente y con precisión.
c) Darse a conocer en todos los niveles donde se va a interpretar y aplicar.
d) Coordinarse con las demás políticas.
e) Revisarse periodicamente.
f) Ser razonable y aplicable a la práctica.
g) Estar acorde con los objetivos de la empresa.
i) Ser flexible.
PROGRAMAS
Una vez que se han determinado las anteriores etapas de la planeaciòn, es necesario elaborar un programa, el cual puede definirse como:
Un esquema donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.
La elaboración técnica de un programa debe apegarse al siguiente procedimiento.
1. Identificar y determinar las actividades comprendidas.
2. Ordenar cronológicamente la realización de las actividades.
3. Interrelacionar las actividades. Es decir, determinar qué actividad debe realizarse antes de otra, qué actividades se dan simultáneamente y, por último, qué actividades deben efectuarse posteriormente.
4. Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración, así como los recursos necesarios.
Siguiendo el criterio establecido, los programas se clasifican en:
1. Tácticos. Son aquellos que se establecen únicamente para un área de actividad.
2. Operativos. Son aquellos que se establecen en cada una de las unidades o secciones de las que consta un área de actividad.
Lineamientos para elaborar un programa.
Para la elaboración de un programa hay que tener en cuenta las siguientes observaciones:
Deben participar en su formulación: tanto el responsable del programa, como aquellos que intervendrán en la ejecución.
La determinación de los recursos y el periodo para completarlo, deben estar relacionados con las posibilidades de la empresa.
La aprobación del desarrollo y ejecución del programa, debe comunicarse a todos aquellos que están involucrados en el mismo.
Deben ser factibles.
Evitar que lo programas se contrapongan entre si.
Deben establecerse por escrito, graficarse y ser precisos y de fácil comprensión.
El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten.
PRESUPUESTOS
Los presupuestos, en esencia, son programas en los que se les asignan cifras a las actividades, refiriéndose básicamente al flujo de dinero dentro de la organización.
El presupuesto es un plan de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en términos económicos (monetarios), junto con la comprobación subsecuente de las realizaciones de dicho plan.
Los presupuestos son un elemento indispensable al planear, ya que a través de ellos se proyectan, en forma cuantificada, los elementos que necesita la empresa para cumplir sus objetivos, sus principales finalidades consisten en determinar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos.
Un presupuesto es un esquema escrito de tipo general y/o específico, que determina por anticipado, en términos cuantitativos (monetarios y/o no monetarios), el origen y asignación de los recurso de la empresa, para un perodo específico.
Clasificacion de los presupuestos
Los presupuestos, en relación con el nivel jerárquico para el que se determinen, pueden ser:
1. Estratégicos o corporativos. Cuando se establecen en el más alto nivel jerárquico de la empresa y determinan la asignación de recusos de toda la organización.
2. Tácticos o departamentales. Aquellos que son formulados para cada una de las áreas de actividad de la empresa.
3. Operativos. Se calculan para secciones de los departamentos.
Consideraciones que se deben observar al elaborar presupuestos.
Al elaborar presupuestos es necesario tomar en cuenta los siguientes aspectos:
- Hay que mantener una revisión constante de las cifras fijadas.
- Es difícil precisar la estabilidad del dinero, sobre todo en planes a largo plazo.
- Tienen que proporcionar libertad de acción a los dirigentes, por lo tanto, no deben ser muy rígidos.
- Deben manifestar el límite y alcanse de las cifras establecidas.
- No hay que olvidar que el presupuesto se basa en estimaciones y por ello pueden ocultar defectos.
PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y específicas; se establecen de acuerdo con la situación de cada empresa, de su estructura organizacional y otros factores.
Los procedimientos establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.
El procedimieto determina el orden en que debe realizarse un conjunto de actividades; no indica la manera en que deben realizarse, pues de eso se encargan los métodos, mismos que van implícitos en el procedimiento.
Los procedimientos son fundamentales para planear adecuadamente, dado que:
Determinan el orden lógico que deben seguir las actividades.
Promueven la ficiencia y especialización.
Determinan cómo deben ejecutarse las actividades, y también cuándo y quien debe realizarlas.
Son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente.
Lineamientos para su implantación.
Para que los procedimientos cumplan su función, es necesario que;:
Previamente a su aplicación, se capacite al personal.
Sean muy accesible y fáciles de interpretar.
Se presenten gráficamente.
Se revisen periódicamente .
Deben adecuarse a las necesidades y característicasde cada departamento y/o sección.
PLANES
Los planes son esquemas resultantes de la planeación, de tal manera que, ya sea todas o cada una de las etapas de planeación, vertidas por escrito en un formato, son planes. Dichas etapas tiene lineamientos específicos para su elaboración, existen algunas observaciones, comunes a todas, que deben regir cualquier plan, para que su diseño sea efectivo.
1. Autorización. Sólo los planes oficialmente autorizados deben ser elaborados y ejecutados. La autorización de existir para:
Iniciar el estudio del plan.
Prepararlo.
Ejecutarlo.
Controlarlo.
2. Objetividad. Debe fundamentarse en datos y elementos científicos.
3. Actualizaión. La adaptación de los planes requiere de su adaptación constante a los cambios de la empresa.
4. De naturaleza confidencial. Existen ciertas situaciones en el contenido del plan que no deben ser conocidas por todos los integrantes de la empresa.
5. Sencillez. Cualquier plan debe ser fácilmente comprensible.
